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保育士が転職をする際、以前勤務していた保育園での在職証明書が必要になります。
職証明書の依頼文は、手書きである必要はありません。
ちなみに私は十数年ぶりに転職をした際に初めてその存在を知り、慌てて前に勤めていた職場に連絡して証明書の発行をお願いした経験があります。
在職証明書は認可保育園に転職する場合には必要になってくる大事な書類。
スムーズに転職活動ができるよう、在職証明書の依頼の仕方について解説します。
保育士の在職証明書の依頼文は手書き？
保育士の在職証明書の依頼文は、手書きである必要はありません。
テンプレートを元にPCで作成しても良いです。
私は手書きの方が気持ちがこもるように感じたので、手書きで依頼文を書いて郵送しました。
下にある文例も参考にしていただければと思います。
在職証明書の依頼文・保育園
保育士の在職証明書の依頼文を書く時には、頭語や季節に応じた時候などを使います。
あまり書き慣れないですよね。
依頼文は、お相手に失礼のないように書く事も大事ですが、要件が伝わることが一番大事です。
挨拶文の形式にこだわりすぎて、要件が伝わらないということのないようにしましょう。
保育士の在職証明書の依頼文に記載する内容
- 宛名
発行を依頼する保育園を略さず正式名称で記載します。
- 件名
「在職証明書発行のお願い」など、簡潔でわかりやすい件名をつけましょう。
- 作成した日付
書類の右上に依頼文を作成した日付を記載します。
- 挨拶文
「拝啓」や「謹啓」などの頭語からはじめ、一文字空けてから季節に応じた時候を記載します。
- 本文
「つきましては」「さて」と、本題を記載します。
本文には必ず「この度新しい保育園への転職が決まったため、在職証明を発行してほしい」という、明確な理由を記載しましょう。
返送期限の希望も忘れずに記載しましょう。
- 結びの言葉
本文の後に、「この度はお忙しい中お手数をおかけして申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。」という文言を入れて結語で締めます。
※頭語と対になっている結語を使用しましょう。
例：
- 拝啓と敬具(はいけい・けいぐ)
- 啓上と拝具(けいじょう・はいぐ)
- 拝呈と敬白(はいてい・けいはく) など
- 差出人情報
書類の一番下に右寄せで依頼者の氏名・住所・連絡先を記載します。
郵送で送る封筒には、在職証明書の返送用封筒を同封しましょう。
送付先の住所を記載、切手を貼るのを忘れずに。
保育士の在職証明書の依頼文・文例
記載する内容と下の例文を参考に、依頼文を作成してみましょう。
時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
貴法人に◯年◯月まで在籍しておりました◇◇(フルネーム)と申します。
在職中は大変お世話になりました事、厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが、この度就職が決まったため、在職証明書が必要になりました。
つきましては、ご多忙の所大変恐縮ではございますが、同封の書類にご記入をお願いできますと幸いです。
同封の返信用封筒でご返送くださいますようお願い申し上げます。
なお、大変お手数をおかけいたしますが、◯月◯日までにご返送いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
敬具
在職証明書の依頼文テンプレート
在職証明書の依頼文のテンプレートをご紹介します。
必要に応じて内容を変更してご利用ください。
退職日に直接受け取る場合
〇〇保育園 園長 △△様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、この度私は〇月〇日をもって〇〇保育園を退職することとなりました。この間は大変お世話になりましたことを心より感謝申し上げます。
つきましては、新しい勤務先への転職が決まりまして、在職証明書が必要となりました。大変恐縮ですが、退職日の〇月〇日までに発行していただけますでしょうか。
在職証明書には以下の内容を記載していただきたく存じます。
- 発行依頼者の氏名
- 生年月日
- 住所
- 雇用期間
- 雇用形態
- 役職
- 職務内容
- 勤務地
- 発行日
- 発行元の保育園名
- 発行元保育園の住所
- 書類発行の証明印
発行部数は1部で結構です。
退職日当日に直接お渡しいただければ幸いです。
この度はお忙しい中お手数をおかけして申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。
敬具
差出人：〇〇(氏名)
住所：〇〇(住所)
連絡先：〇〇(電話番号)
退職後に郵送で受け取る場合
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さて、私は〇月〇日をもって〇〇保育園を退職いたしました。この間は大変お世話になりましたことを心より感謝申し上げます。早速ではございますが、新しい勤務先への転職が決まりまして、在職証明書が必要となりました。
つきましては、ご多忙の所大変恐縮ではございますが、発行をお願いできますと幸いです。発行部数は1部で結構です。
同封の返送用封筒でご返送下さいますよう、お願い申し上げます。お忙しい中お手数をおかけし申し訳ございませんが、〇月〇日までに返送をお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
差出人：〇〇(氏名)
住所：〇〇(住所)
連絡先：〇〇(電話番号)
在職証明書の依頼文・メール
在職証明書の依頼文はメールで送ることができます。
メールでの依頼は、電話や郵送よりも手軽で迅速に対応してもらえる可能性が高いです。
ただし、メールでの依頼には以下の点に注意しましょう。
- 件名は「在職証明書発行のお願い」と明確にする
- 宛先は総務部や人事部など発行担当者に直接届くようにする
- 挨拶文は丁寧に書く
- 本文では自分の氏名や在籍期間、発行目的や必要部数、提出期限などを具体的に伝える
- 結びの言葉ではお礼とご配慮をお願いする
- 差出人情報には連絡先も記載する
メールでの依頼文の例文をご紹介します。
必要に応じて内容を変更してご利用ください。
件名：在職証明書発行のお願い
〇〇株式会社 総務部 △△様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
〇年〇月まで貴社に在籍していた○○○○(氏名)と申します。在職中は大変お世話になりましたことを厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが、再就職のため在職証明書が必要となりました。
つきましてはご多忙のところ大変恐縮ですが、以下の項目で在職証明書を発行していただけますでしょうか。
- 発行依頼者の氏名
- 生年月日
- 住所
- 雇用期間
- 雇用形態
- 役職
- 職務内容
- 勤務地
- 発行日
- 発行元の保育園名
- 発行元保育園の住所
- 書類発行の証明印
発行部数は1部で結構です。
提出期限があるため、送付は〇月〇日までにお願いいたします。
郵送先は以下の通りです。
〇〇(郵便番号) 〇〇(住所) 〇〇(氏名)
この度はお忙しい中お手数をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
敬具
差出人：〇〇(氏名)
住所：〇〇(住所)
連絡先：〇〇(電話番号・メールアドレス)
在職証明書の依頼文の封筒の書き方
在職証明書の依頼文は、一般的な手紙と同じように封筒に入れて郵送します。
封筒のサイズは、長形3号（120mm×235mm）が適しています。
封筒の表面には、宛先と差出人の住所と氏名を記入します。
宛先は、在職証明書を発行してくれる保育園の正式名称と園長名を書きましょう。
例：「〇〇保育園 園長 △△様」
差出人は、自分の住所と氏名を書きます。
封筒の裏面には、返信用封筒を同封することを示す「同封」という文字を書きます。
在職証明書の依頼の返信用封筒の書き方
返信用封筒は、郵送用封筒と同じサイズの長形3号（120mm×235mm）が適しています。
返信用封筒には、自分の住所と氏名を宛先として書きましょう。
敬称は「行」や「宛」を使います。
例：「○○市○○町○○番地 ◇◇(自分の氏名)行」
返信用封筒には、切手を貼っておきます。
切手の料金は、25g以内なら84円(2023年9月時点)です。
重さがわからない場合は、94円分の切手を貼っておけば間違いありません。
依頼文と返信用封筒を折って郵送用封筒に入れて、切手を貼って郵送します。
保育士が在職証明書を依頼する時の注意点
在職証明書は、転職先の保育園が直接以前勤務していた保育園に依頼をしてくれる場合もあります。
しかし基本的には、保育士が自分で以前勤務していた保育園に依頼をします。
こちらに在職証明書を依頼する際のポイントや注意点をまとめました。
事前に電話でお願いしておく
郵送をする前に、在職証明書を発行してほしい旨を電話でお願いすると良いでしょう。
丁寧で印象が良く、またスムーズに発行してもらえやすくなります。
お忙しい中、申し訳ございません。
〇〇年(〇月〇日)まで勤務をさせていただきました◇◇(フルネーム)と申します。
その節は大変お世話になりました。この度、就職が決まりまして、就職先で在職証明書が必要となりましたので、発行をお願いしたくご連絡をいたしました。
大変お手数をおかけいたしますが、返信封筒を同封して郵送いたしますので、ご対応をお願いできますでしょうか。
在職中にお世話になったお礼と、対応していただけることに感謝をして、依頼をしましょう。
発行までに時間がかかることを想定しておく
保育園は様々な行事があったり、人手不足の問題もあったりして、依頼してからすぐに在職証明書の発行ができない事もあります。
気持ちよくやり取りができるよう、在職証明書の発行を依頼するときは、提出期限ギリギリに依頼するのではなく、ある程度日数がかかることを想定して余裕を持って依頼しましょう。
提出期限に間に合わなかった場合、転職先の保育園にも迷惑がかかってしまうので注意しましょう。
もし、余裕を持って依頼したけれど在職証明書が返送されない場合、転職先の保育園に事情を伝えてから、もう一度依頼先の保育園に連絡してみましょう。
退職理由が記載される場合もある
何かトラブルがあって退職をした場合など、在職証明書の備考欄に退職理由やトラブル内容など詳細を記載される場合があります。
トラブルがあった保育園へ発行をお願いする際は注意しましょう。
円満退職でない場合は注意
書類に不備があった場合など、園同士で直接やり取りしたりして、前の職場での様子を伝えられてしまう場合もあります。
良くない評価が転職先に伝わってしまう場合があるかもしれないということは想定しておいた方が良いでしょう。
在職証明書の発行を断られる場合もある
在職証明書の発行は義務ではありません。
そのため時々発行を渋る園があります。
その場合は、新しい勤務先に相談をし、発行をしてもらえるよう仲介に入ってもらいましょう。
どうしても発行してもらえなかった時には、代わりの書類が認められる場合もあります。
履歴書と相違がないかを確認する
履歴書に書いた経歴と在職証明書の内容が違っていると、わざとでなくても経歴詐称を疑われてしまう場合があります。
採用に影響がある恐れもあるので、履歴書の内容と在職証明の内容に相違がないかを提出する前によく確認しましょう。
コピーを取って保管する
在職証明の原本は転職先の保育園に提出しますので、コピーをとって保管をしておくことをお勧めします。
保育園が閉園してしまった場合には証明書の発行ができなくなってしまいます。
万が一の事を考えて残しておきましょう。
まとめ
他の職種では提出する必要がないのでちょっと特殊ではあるものの、保育園に転職するのにとても重要な在籍証明書。
保育園側だけでなく、保育士にとっても重要なので、正しく証明書を発行しなければいけません。
今回はその在職証明書の依頼の仕方、注意点を解説させていただきました。
在籍証明書を依頼する理由を知り、転職の際にスムーズに依頼ができるように、しっかり確認しておきましょう。
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