保育士の在職証明書の依頼文は手書き?連絡・電話をしたくない場合についても解説!

転職

保育士が転職をする際、以前勤務していた保育園での在職証明書が必要になります。

職証明書の依頼文は、手書きである必要はありません。

連絡・依頼の電話をしたくない場合の対処方法についても解説します。

 

ちなみに私は十数年ぶりに転職をした際に初めてその存在を知り、慌てて前に勤めていた職場に連絡して証明書の発行をお願いした経験があります。

在職証明書は認可保育園に転職する場合には必要になってくる大事な書類。

スムーズに転職活動ができるよう、在職証明書の依頼の仕方について解説します。

保育士の在職証明書の依頼文は手書き?

保育士の在職証明書の依頼文は、手書きである必要はありません。

検索してみるとたくさんのテンプレートが出てきます。

それを元にPCで作成しても良いですね。

 

私は手書きの方が気持ちがこもるように感じたので、手書きで依頼文を書いて郵送しました。

下にある文例も参考にしていただければと思います。

保育士の在職証明書の依頼文

保育士の在職証明書の依頼文を書く時には、頭語や季節に応じた時候などを使います。

あまり書き慣れないですよね。

 

依頼文は、お相手に失礼のないように書く事も大事ですが、要件が伝わることが一番大事です。

挨拶文の形式にこだわりすぎて、要件が伝わらないということのないようにしましょう。

保育士の在職証明書の依頼文に記載する内容

  • 宛名 

 発行を依頼する保育園を略さず正式名称で記載します。

  • 件名 

 「在職証明書発行のお願い」など、簡潔でわかりやすい件名をつけましょう。

  • 作成した日付

 書類の右上に依頼文を作成した日付を記載します。

  • 挨拶文

 「拝啓」や「謹啓」などの頭語からはじめ、一文字空けてから季節に応じた時候を記載します。

  • 本文

 「つきましては」「さて」と、本題を記載します。

本文には必ず「この度新しい保育園への転職が決まったため、在職証明を発行してほしい」という、明確な理由を記載しましょう。

返送期限の希望も忘れずに記載しましょう。

  • 結びの言葉

 本文の後に、「この度はお忙しい中お手数をおかけして申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。」という文言を入れて結語で締めます。

 

※頭語と対になっている結語を使用しましょう。

例:

  • 拝啓と敬具(はいけい・けいぐ)
  • 啓上と拝具(けいじょう・はいぐ)
  • 拝呈と敬白(はいてい・けいはく) など

 

  • 差出人情報

 書類の一番下に右寄せで依頼者の氏名・住所・連絡先を記載します。

 

郵送で送る封筒には、在職証明書の返送用封筒を同封しましょう。

送付先の住所を記載、切手を貼るのを忘れずに。

在職証明書の連絡・依頼の電話をしたくない場合

退職時にトラブルがあったり、何らかの事情で前の職場に依頼の連絡をしたくない場合があると思います。

やっとの思いで退職したら、もう連絡もしたくないですよね。

その場合の対処方法をご紹介します。

書面で送付をして返送してもらう

あらかじめ電話で連絡をすると在職証明書の発行がスムーズにいくとは思います。

しかし、連絡したくない時は書面にて在職証明書の発行を依頼し、郵送しましょう。

退職をする際に、あらかじめ自分でもらっておく

在職証明書を退職日に受け取る事もできますが、そのためには事前に発行を依頼することが必要です。

保育士として転職が決まったら、できるだけ早く在職証明書の発行を依頼しましょう。

ちょっと言い出しにくいかもしれませんが、後から連絡をしてお願いするより、他の退職関連書類とまとめてお願いしてしまう方が楽かもしれませんね。

 

退職前に発行してもらう場合、在職証明書を自分で作成し用意しなくてはならないこともあります。

自分で作成する事も考え、在職証明書に記載するのに必要な項目を確認しましょう。

  • 発行依頼者の氏名
  • 生年月日
  • 住所
  • 雇用期間
  • 雇用形態
  • 役職
  • 勤務内容
  • 勤務地
  • 発行日
  • 発行元の保育園名
  • 発行元の保育園の住所
  • 書類発行の証明印

認可外保育園は不要!

児童福祉法に基づく認可を受けていない保育施設では、在職証明は不要です。

また、認可外の保育園での保育士経験は換算されない場合があります。

保育士の在職証明書の依頼文・文例

記載する内容と下の文例を参考に、依頼文を作成してみましょう。

 

拝啓
時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

貴法人に◯年◯月まで在籍しておりました◇◇(フルネーム)と申します。
在職中は大変お世話になりました事厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、この度就職が決まったため、在職証明書が必要になりました。
つきましては、ご多忙の所大変恐縮ではございますが、同封の書類にご記入をお願いできますと幸いです。

同封の返信用封筒でご返送くださいますようお願い申し上げます。
なお、大変お手数をおかけいたしますが、◯月◯日までにご返送いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
敬具

保育士が在職証明書を依頼する時の注意点

在職証明書は、転職先の保育園が直接以前勤務していた保育園に依頼をしてくれる場合もありますが、基本的には、自分で以前勤務していた保育園に依頼をします。

こちらに在職証明書を依頼する際のポイントや注意点をまとめました。

事前に電話でお願いしておく

郵送をする前に、在職証明書を発行してほしい旨を電話でお願いすると良いでしょう。

丁寧で印象が良く、またスムーズに発行してもらえやすくなります。

【電話での伝え方】
お忙しい中、申し訳ございません。
〇〇年(〇月〇日)まで勤務をさせていただきました◇◇(フルネーム)と申します。
その節は大変お世話になりました。
この度、就職が決まりまして、就職先で在職証明書が必要となりましたので、発行をお願いしたくご連絡をいたしました。
大変お手数をおかけいたしますが、返信封筒を同封して郵送いたしますので、ご対応をお願いできますでしょうか。

在職中にお世話になったお礼と、対応していただけることに感謝をして、依頼をしましょう。

発行までに時間がかかることを想定しておく

保育園は様々な行事があったり、人手不足の問題もあったりして、依頼してからすぐに在職証明書の発行ができない事もあります。

気持ちよくやり取りができるよう、在職証明書の発行を依頼するときは、提出期限ギリギリに依頼するのではなく、ある程度日数がかかることを想定して余裕を持って依頼しましょう。

提出期限に間に合わなかった場合、転職先の保育園にも迷惑がかかってしまうので注意しましょう。

 

もし、余裕を持って依頼したけれど在職証明書が返送されない場合、転職先の保育園に事情を伝えてから、もう一度依頼先の保育園に連絡してみましょう。

退職理由が記載される場合もある

何かトラブルがあって退職をした場合など、在職証明書の備考欄に退職理由やトラブル内容など詳細を記載される場合があります。

トラブルがあった保育園へ発行をお願いする際は注意しましょう。

円満退職でない場合は注意

書類に不備があった場合など、園同士で直接やり取りしたりして、前の職場での様子を伝えられてしまう場合もあります。

良くない評価が転職先に伝わってしまう場合があるかもしれないということは想定しておいた方が良いでしょう。

在職証明書の発行を断られる場合もある

在職証明書の発行は義務ではありません。

そのため時々発行を渋る園があります。

その場合は、新しい勤務先に相談をし、発行をしてもらえるよう仲介に入ってもらいましょう。

 

どうしても発行してもらえなかった時には、雇用保険の加入履歴・ねんきん定期便の写しが、代わりの書類になる場合もあります。

履歴書と相違がないかを確認する

履歴書に書いた経歴と在職証明書の内容が違っていると、わざとでなくても経歴詐称を疑われてしまう場合があります。

採用に影響がある恐れもあるので、履歴書の内容と在職証明の内容に相違がないかを提出する前によく確認しましょう。

コピーを取って保管する

在職証明の原本は転職先の保育園に提出しますので、コピーをとって保管をしておくことをお勧めします。

保育園が閉園してしまった場合には証明書の発行ができなくなってしまいます。

万が一の事を考えて残しておきましょう。

保育士の在職証明書

在職証明書とは、認可保育園で保育士として働いていた期間を証明する書類です。

また、同園の中でも「〇〇年は正職員、△△年はパート」と、雇用形態が変わった場合はそれぞれ証明書が必要になります。

 

なぜ必要なのでしょうか。

認可保育園は自治体や行政から補助金をもらって運営をしています。

補助金の金額は、雇っている保育士の経験年数やスキルによって変わります。

保育園は、自治体や行政にそれを証明するために在職証明書を提出する必要があるのです。

 

履歴書や職務経歴書は、自身で作成するので偽ることもできてしまいます。

それを避けるため、在職証明書の発行が求められるのです。

 

保育士側にとっても、在職証明書を提出しておくと、今までの職場での勤務経験の年数を引き継ぐことができる利点があります。

例えば勤務年数10年の保育士が転職して他の保育園に勤務すると、実務経験11年目として勤務することができます。

在職証明書は転職の度に必要

ほとんどの場合、在職証明書は原本の提出が求められるので、転職の度に前の保育園への発行依頼が必要になります。

何園か転職経験のある場合、全部の園の在職証明書が必要になりますので、注意しましょう。

在職証明書は、非正規雇用の期間も含まれる

保育園にパートやアルバイト、派遣社員などの雇用形態で働いていた人もいると思います。

原則として、1日6時間、月20時間以上勤務されていた方が対象になりますが、転職先の保育園で求められた場合には、前勤務先に在職証明書の発行を依頼しましょう。

派遣社員で働いていた方は、派遣会社ではなく、勤務していた保育園の方に依頼が必要になるので、注意しましょう。

まとめ

他の職種では提出する必要がないのでちょっと特殊ではあるものの、保育園に転職するのにとても重要な在籍証明書。

保育園側だけでなく、保育士にとっても重要なので、正しく証明書を発行しなければいけません。

 

今回はその在職証明書の依頼の仕方、注意点を解説させていただきました。

在籍証明書を依頼する理由を知り、転職の際にスムーズに依頼ができるように、しっかり確認しておきましょう。

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